Menü
A jól felépített kontrolling folyamat segíti a döntéshozást, és ezáltal növeli a kkv-k nyereségességét.
Cikkünk célja, hogy segítse a KKV-szektort és a családi vállalkozásokat a kontrolling rendszer fejlesztéssel kapcsolatos döntéseiben. Nem kell rögtön milliókra, vállalatirányítási IT rendszerekre gondolni: excel alapon is sok ismeretet szerezhetünk a vállalkozásunk működéséről.
A cég működéséből rendelkezésre állnak adatok, a feladat ezeknek a rendszerezése. Adott például egy 100 fős vállalkozás, évi 500 millió Ft árbevétellel, éves szinten több százezer sornyi könyvelési tétellel. Rengeteg tételsor, valós lekönyvelt adatok, amiből egy kontrolling rendszer vezetők, döntéshozók számára feldolgozható, átlátható kimutatást tud varázsolni. De ne szaladjunk ennyire előre: először nézzük, miért jó, ha a vezető rálátást nyer a pénzügyi részletekre.
Sok tulajdonos érzésből, tapasztalatból, szakmai rálátásból irányítja a vállalatát, ami egy nagyjából állandó környezetben tökéletesen működik. Jönnek a bevételek, nagyjából kiszámíthatóak a költségek. Eleinte 5-6 projektet fejeznek be évente, majd 20-30-at. Sikeresen növekszik a vállalkozás és egyre bonyolultabbá, kevésbé átláthatóvá válnak a pénzügyi tételek. Egyre nehezebben tudja a tulajdonos követni, hogy melyik projektje volt nyereséges és melyik nem. Ugyanez igaz, ha szolgáltatást vagy termékeket ad el a társaság. A növekedés hozza magával a bonyolultságot.
Az adatok struktúrába rendezése és mutatószámok felállítása segít rálátni a helyzetre. A vállalkozás termékeinek, projektjeinek jövedelmezőségét megértve és látva, a vezető/tulajdonos pontosabb adatokra támaszkodva tud jövőbeli döntéseket hozni.
Nézzük, hogyan működik egy kontrolling rendszer felépítésének folyamata!
Első lépésként jól át kell gondolnunk, hogy a döntéshozatalhoz mely információkra van szükség, és mely adatok nem szükségesek. Fontos a jó tervezés, a végfelhasználói igények alapos megismerése, azaz mik lehetnek azok a standard kimutatások, amelyek meg tudják támogatni a döntéseket. Termékcsoportok hozamai? Szolgáltatások pénzügyi hatékonysága? Projektek profitabilitása? Vevői kedvezmények és az értékesítés költségeinek kimutatása? Mik azok az adatok, amelyekre kíváncsiak vagyunk?
Mielőtt belevágunk a kiépítésbe és az excel táblázatok készítésébe, a rendszer legátláthatatlanabb, de mégis legfontosabb lépését ne hagyjuk ki: ez pedig a jól átgondolt, hosszú tervezési folyamat.
Egy rendszer kiépítésénél átlagosan a munkaórák 70 százalékát töltjük helyzetmegismeréssel és az új célállapot megtervezésével. Ezt követően feltérképezzük, milyen adatok állnak rendelkezésünkre már most, azaz mire tudunk alapozni. Milyen folyamatok érintettek, és kik a költségfelelősek, akikre a mindennapi munkában számítunk? Milyen költség- és árbevétel-kategóriákra van szükségünk a pontos adatokhoz? Ki a jóváhagyó, vagy kik lehetnek a jóváhagyók, ha esetleg még nem alakult ki a számlák rendszerbe kerülésének folyamata. Kik lesznek a kimutatások felhasználói, és kik szolgáltatják az alap adatokat?
A rendszer felépítésénél a kategorizálás adja az új rendszerünk extra információinak alapját, ezért a tervezés során a legnagyobb figyelmet arra fordítjuk, hogy milyen rendszerezésre, tételekre van szüksége a majd elkészült riportjainknak. Milyen részletesség vezet minket a leghatékonyabb kimutatásokhoz?
Látható, hogy a kontrolling rendszer felépítése egy egyszeri nagyobb erőfeszítést és alapos tervezést ugyan igényel, de később egy folyamatos információ-forrásként szinte önállóan működik.
A rendszer és a hozzátartozó folyamat megtervezésénél és a kivitelezés során is fontos a résztvevő felhasználók szakértelme, hozzáállása. Elkészült jelentések üzemeltetésénél ők lesznek a kulcsszereplők, rajtuk múlik, hogy jó inputtal tudunk-e dolgozni, ezért fontosnak tartom, hogy motiváltak legyenek egyénileg is az új kontrolling rendszer használatára. Az emberi tényező jelentőségét nem győzöm hangsúlyozni. Az érintett egyének hozzáállása könnyen befolyásolja a bekerült adataink minőségét, így a kimutatás pontosságát, hatékonyságát is.
Semmit sem érünk a kész rendszerünkkel, ha az csak egy egyszeri állapotot tükröz, és nem épül be a mindennapokba. Ha az alap adatok feltöltése nem lesz része az emberek napi működésének, a rendszerünk hamar elavulttá válik.
Ha már van kész elképzelésünk a végső riportokra, jöhet a meglévő folyamatok finomhangolása, az emberek elkötelezetté tétele és felelősséggel felruházása. Fontos az átláthatóság, a tiszta keret, amely mentén a mindennapi folyamatokban kialakul az egyes költségtételeknél a felelősök köre, és megszületik a felelősségérzet.
Mit mondanak a mutatószámok? Hogyan teljesültek az előrejelzéseink? A már korábban is meglévő adataink és az új rendszerünk segítségével információkat kaphatunk arról, hogy mi profitábilis jelenleg és mi nem. Ez alapján előfordulhat, hogy nem adunk akkora árkedvezményt egyes termékekre vagy akár árat kell emelnünk a jövőben. Lehet, hogy drágább ajánlatot kell adni egy következő projektünkre, vagy olcsóbb beszállítót keresni. Kiderülhet például, hogy a legtöbb bevételt hozó szolgáltatásunk jelenleg a legalacsonyabb profitot termeli, és ez megadja a lökést ahhoz, hogy a jövőben olyan jövedelmezőbb szolgáltatást indítsunk, amely helyettesítőként tud majd szolgálni.
Egy jól felépített kimutatásrendszer izgalmas terület a tulajdonosoknak, vezetőknek saját vállalkozásuk belső megismerésére. Így aktívan támogatja a tudatos, fókuszált döntéshozatalt, és hatalmas segítség az eredményesség növelésében.
A KKV Műhely elkötelezett a kis- és középvállalatok fejlesztése, modernizálása mellett. Praktikus, kipróbált megoldásokkal segítjük a vezetőket, a munkatársakat, a céget.